基本的原则
1.包容不完美
计划要适合自己才是最好的计划,所以check计划是这个理论的最重要环节,是从时间管理的一般性原则到自己的特殊性的桥梁,可以明白自己的计划有哪些不足,针对性地对自己进行改进。
所以我们一开始,就要包容不完美。我们的技能并不成熟,我们的计划制定也不会完美,做好这样的准备,我们的任务是去改进他们。
所以,尽快开始做PDCA的循环,而不是在P阶段卡住,妄想上来就有非常好的效果。比如一开始就上来太多的任务,就容易产生畏难心理,从而导致拖延,甚至不愿意做,起到反效果。
2.简单地开始
既然不会完美,那么我们简单地开始。不要把计划做得复杂,简单地列一个清单,不要规划到分秒,也不要任务太多,更不要有很多惩罚机制。
有个很好的典型,就是番茄工作法,足够简单,可以让我们快速开始循环。
3.量化目标,及时反馈
将要做的事情写清楚,明确自己要做什么,并及时标记完成情况,完成阶段性的任务后,要给自己奖励,这个奖励非常关键。在计划里尽量写得精确,比如看多少页,而不只是看,做多少组,而不只是做。
4.错的没有人,只有计划
如果完不成某阶段的计划,不需责备自己,而是多点包容,在check环节制定更好的计划。
人是充满不确定因素和混乱的,很容易偏离预定的轨迹,被各种各样的东西吸引,这是天性,如果计划中没有考虑到自己的执行能力和专注能力,显然不算是好的计划。
而且生活中也有很多突发事件,比如肚子疼,钥匙丢了,考纲变了。没有考虑到突发事件,显然不算是好的计划。
好的计划是什么样的呢?能为紧急的事情和为自己的能力限制兜底,即便执行地不好,也有补救的空间,给自己的低效和紧急事件留出一段时间以灵活处理。
如果自己完不成,那肯定是计划没做好,以及突发事情太多。不要对主观能动性抱有太大的期望。
将最重要的事情,安排在精力最好的时间段,一般是大休息完后。
每隔一段时间进行回顾总结。
我是每天小总结,每月大总结。
5.让计划可控
控制的前提是可控,凡是处于掌控之下才能有条不紊,心中有数。
所以周期性地检查计划是很有必要的。回顾今天的成果的时候,看看长远的目标是什么,看看自己的进度如何,是不是应该调整计划。
多任务并行
单任务即使再繁重,也不会让人感觉过于艰巨,而多任务只要稍微协调不好,就让人觉得无法有条不紊。
遗憾的是生活中多是多任务并行。我们常常需要同时做很多长时间的任务,学习,工作,分析房价关注房源,提升厨艺……而且他们中间夹杂着很多小的内容,比如手机屏碎了,接送亲友。
下面提供一种方案
对于稳定的计划内容,我们可以很好地安排在计划中,既然他们长时间要做,那么他们肯定很重要,否则不应该付出那么多时间。同时我们开辟一个区域,储存短期的紧急的事件,一旦有紧急事件发生,我们应该尽快处理,然后回归长期计划。最先做的事情,是最重要和最紧急的事情。然后看情况来做紧急的或者重要的事情,最后做不紧急也不重要的事情。
我们应该尽量为重要的事情腾出空间,因为他们是重要的事情。
最终目的是达到完美的生活状态:我们会接纳周边的变化,但是又不会因此而把自己的时间变成碎片,拥有专注于自己最重要的事情。
重复和习惯
习惯的养成其实很简单,就是重复和激励,每做一次奖励一次。而习惯可以减少大量的willpower消耗。
生活上的习惯有,按时吃饭刷牙睡觉,周期性地喝水,锻炼,体检。
工作上的习惯有,按时做计划,周期性地做总结,及时给自己激励。
习惯的内容越难,就越难养成,按时刷牙很简单,但是但是背单词就很难,背10分钟单词相对简单,背30分钟单词真的很难。
诚然,养成习惯的过程是痛苦的,时刻谨记自己为什么要养成这个习惯,有多想要就能承受多大的痛苦。
执行 Do
核心:willpower有限性
willpower是有限的,包括了注意力,意志力等等精神力,只能靠休息来恢复。
我们不应当苛求自己的willpower,也不应当在自己能力范围之下放纵自己,这些都只能靠check来调整。
我们应当认识到willpower和自己的能力的局限性,并在这个局限中尽量做到自己的最好程度。
评判标准
唯一有效的标准,投入产出比。
投入的时间和自己的收获的比。
外物的执念
时间管理初学者的最大问题就是一开始就想做得非常完美,不断尝试各种工具和软件,在这上面花费了大量的时候,总觉得这个工具不适合那个工作有问题,记得没有什么东西是完美的,尽量发挥工具的长处,最简单的工具就是纸和笔,刚开始简单一点,一定要记住你的目的是安排时间而不是测试软件的优缺点。
方法和工具,都是外物,真正适合自己的,才是好的。而适不适合,只能使用后才知道。
在使用过程中,对方法和工具进行优化迭代,从而在普遍性中,找到属于自己特殊性。
同时,执着于外物,反而会消耗自己的精力,无论方法多好,我们都要用结果导向来判断——我的效率到底有没有提高,我的生活到底有没有更加美好。
如何提高效率
我们的效率计算是投入和产出比,我们的投入是我们的时间和willpower,产出是我们的成果。所以提高效率的核心:节约willpower,节约时间,把willpower和时间投入按事情重要程度分配,提高资源投入产出比。
其中willpower的恢复也需要时间。
节约时间:
1.充分利用必须的休息时间做简单的任务
2.比如饭后的休息时间,睡前的休息时间,可以背单词,做总结和计划
3.利用碎片时间做简单的任务
4.把节约出来的时间用来做重要的事情
5.可以花钱的时候,不要浪费时间
6.用更好的工具节约时间
每个人都知道用工具来达到自己的目的,而人最重要的东西之一就是时间,所以在市场经济下,大多数你想节约的时间,都有办法用某种别人生产出来的工具去节约,如果没有,那么这是个商机。
一台更好的笔记本电脑,一对线不会缠起来的耳机,一台洗碗机……都能节约时间
当然我们应该用更好的工具,但是我们花在挑选工具上的时间和钱也需要谨慎,沉迷在工具上,反而降低了自己的效率
节约willpower:
任务的形式尽量简单明确,eg看多少页书
远离诱惑
1.拿东西来提醒自己,什么对自己是重要的
2.每天都有效率最高的时间段,在那个时间段做最重要的事情
3.及时补充能量,恢复willpower
4.适度休息,恢复willpower
包括了任务之间的短休息和每天结束后的睡眠,长时间做一件事情很消耗心力。把节约出来的时间和willpower更好地进行产出,一般是靠更加专注:
5.一次只做一件事情,可以提高积极性和专注度
6.冥想,专注当下的能力训练,防止走神,防止浮躁
7.开始前调整状态,先冷静下来,尝试专注当下,再想想要做的任务,明确自己的目的后再开始。